Vedtekter

Gjeldende fra 10. mai 2023

1. Alminnelige bestemmelser

§ 1 – 1 Foretaksnavn og forretningskontor

Stiftelsens navn er Sparebankstiftelsen SMN. Stiftelsens forretningskontor er i Trondheim kommune.

§ 1 – 2 Formål

Stiftelsens hovedformål er å forvalte de egenkapitalbevis som stiftelsen ble tilført ved opprettelsen samt delta i etterfølgende emisjoner i SpareBank 1 SMN. Stiftelsen skal utøve et langsiktig og stabilt eierskap i SpareBank 1 SMN.

Stiftelsen skal videreføre sparebanktradisjoner gjennom eierskap i SpareBank 1 SMN. Stiftelsen kan for øvrig plassere midler på en forsvarlig måte ut i fra hensynet til sikkerhet, risikospredning, likviditet og avkastning.

Stiftelsen kan bare yte gaver til allmennyttige formål innenfor disponering av årets overskudd i stiftelsen. Ved gaveutdelingen skal det i rimelig utstrekning tas hensyn til de distrikter som har bygget opp kapitalen i SpareBank 1 SMN.

Stiftelsen kan ellers utøve annen virksomhet som er forenelig med angitte formål og den til enhver tid gjeldende lovgivning.

§ 1 – 3 Stiftelsens kapital

Stiftelsen er opprettet med 25.000 egenkapitalbevis pålydende kr. 25 i SpareBank 1 SMN. Stiftelsens grunnfondskapital skal utgjøre kr. 985.750.

Stiftelsen kan motta ytterligere midler utover avkastning på stiftelsens kapital etter samtykke fra stiftelsens styre.

§ 1 – 4 Utstedelse av egenkapitalbevis og opptak av lån

Stiftelsen kan utstede egenkapitalbevis og oppta lån etter det til enhver tid gjeldende regelverk for sparebankstiftelser.

2. Stiftelsens organer

§ 2 – 1 Organene

Stiftelsen skal ha generalforsamling, styre og valgkomite. Stiftelsen kan ha en daglig leder.

§ 2 – 2 Valg av generalforsamling

Generalforsamlingen skal bestå av 15 medlemmer og 8 varamedlemmer.

Generalforsamlingens sammensetning skal avspeile kundestrukturen i SpareBank 1 SMN som opprettet stiftelsen, andre interessegrupper og samfunnsmessige interesser knyttet til sparebankstiftelsens virksomhet.

Generalforsamlingens medlemmer og varamedlemmer velges for 4 år. Valgene til generalforsamlingen foretas innen utløpet av april måned. Gjenvalg kan finne sted. Valg av medlemmer og varamedlemmer skal skje innenfor den til enhver tid gjeldende lovgivning.

Medlemmer eller varamedlemmer av generalforsamlingen kan ikke være ansatt eller tillitsvalgt i SpareBank 1 SMN eller annet selskap i samme konsern som SpareBank 1 SMN. Medlemmer eller varamedlemmer av generalforsamlingen må ikke inneha styreverv eller ansettelse eller direkte eller indirekte kontrollere eller ha vesentlig eierandel i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 SMN konsernet.

Inntrer slike forhold for noen av medlemmene i løpet av funksjonsperioden, trer varamedlemmet inn i vedkommendes sted. Dersom det er varamedlemmet som rammes, bortfaller vedkommende varamedlem.

Kundenes valg av medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen

Kundene i SpareBank 1 SMN skal velge 10 medlemmer og 5 varamedlemmer. Medlemmene skal velges av og blant innskytere som de siste 6 måneder før kunngjøringen av valget har hatt innskudd i SpareBank 1 SMN over et bestemt beløp fastsatt av styret i stiftelsen.

Bare myndig person kan stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget innskudd i sparebanken og en som representant for en annen innskyter.

Til medlemmer og varamedlemmer av generalforsamlingen kan innskyterne bare velge myndige personer som har stemmerett som personlig innskyter eller stemmerett som representant for upersonlig innskyter.

Ved gjennomføring av valget skal valgkomiteen søke å ivareta at kandidater til innskyternes valg bør være representative for sparebankens regionale nedslagsfelt. Forøvrig gjennomføres valget i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av generalforsamlingen.

Fylkestingenes valg av medlemmer til generalforsamlingen

Trøndelag fylkesting velger 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Møre og Romsdal fylkesting velger 1 medlem med 1 varamedlem.Oppnevningsperioden er fra 01.01 året etter fylkestingsvalget og i fire år.Fylkestingene organiserer selv valg av sine representanter og meddeler resultatet av valget til styret i stiftelsen innen utgangen av januar måned året etter fylkestingsvalg.

§ 2 – 3 Avholdelse av generalforsamling

Innen 1. juli hvert år skal stiftelsen avholde ordinær generalforsamling. Første ordinære generalforsamling avholdes året etter at stiftelsen er etablert. Generalforsamlingen holdes der stiftelsen har forretningskontor.

På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og avgjøres:

1. Valg av leder og nestleder av generalforsamlingen for to år
2. Valg av styrets leder, nestleder og styremedlemmer
3. Valg av medlemmer til valgkomite i henhold til § 2-3
4. Fastsette godtgjørelse til tillitsvalgte
5. Valg av revisor og fastsettelse av revisors godtgjørelse
6. Føre tilsyn med stiftelsens virksomhet
7. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning
8. Beslutte omdanning av stiftelsen etter forslag fra styret
9. Beslutte, etter forslag fra styret, anvendelse av årets overskudd, herunder hvor stor del av årets overskudd som skal anvendes til gaveformål
10. Andre saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen

I tillegg skal generalforsamlingen etter forslag fra styret behandle og avgjøre:

1. Valgkomiteens instruks
2. Endring av stiftelsens vedtekter
3. Avhendelse av egenkapitalbevis i SpareBank 1 SMN
4. Forvaltningen av stiftelsens midler gjennom samtykke til omdanning av SpareBank 1 SMN til aksjebank/ allmennaksjebank, fisjon av SpareBank 1 SMN eller avhendelse av en vesentlig del av SpareBank 1 SMN sin virksomhet.
5. Oppløsning av stiftelsen

Generalforsamlingen innkalles av styret. Ved kjent forfall innkalles varamedlemmer.

Styret kan bestemme at det skal innkalles til ekstraordinær generalforsamling. Styret skal innkalle til ekstraordinær generalforsamling når revisor eller minst 2 medlemmer av generalforsamlingen skriftlig krever det for å få behandlet en bestemt sak.

Innkallingen skal angi tid og sted for møtet, og de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Innkallingen skal sendes senest 14 dager før generalforsamlingen. Innkalling til ekstraordinær generalforsamling skal kunngjøres senest 7 dager før generalforsamlingen, om ikke lengre frist følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning.

Medlemmer av generalforsamlingen har rett til å få behandlet en sak i generalforsamlingen, dersom denne er meldt skriftlig til styret innen én uke før innkalling til generalforsamlingen Hvert enkelt medlem av generalforsamlingen har én stemme i generalforsamlingen.

Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmer er til stede. En beslutning av generalforsamlingen krever simpelt flertall av de avgitte stemmer om ikke annet er fastsatt i lov eller vedtekter.

Beslutning som nevnt i punkt 12 om å endre vedtektene i stiftelsen krever tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmene i generalforsamlingen. Beslutning som nevnt i punkt 13 til og med punkt 15 krever tilslutning fra minst 3/4 av alle som har rett til å møte på generalforsamling. Beslutning om oppløsning og om å endre vedtektene skal forelegges kompetent myndighet for godkjenning.

Styrets leder skal møte på generalforsamlingen. Styrets øvrige medlemmer og daglig leder har møterett.

Det føres protokoll fra generalforsamlingens møter. Protokollen skal underskrives av møtelederen og to andre personer som utpekes av generalforsamlingen blant de tilstedeværende.

3§ 2 – 4 Styret

Stiftelsen skal ha et styre på 4-6 medlemmer og 1 varamedlem.

Styret skal ha den myndighet og ansvar som følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning og disse vedtekter.

Styrets medlemmer, herunder styrets leder og nestleder velges samlet av generalforsamlingen for en periode på 2 år. Gjenvalg kan finne sted.

Styret skal være allsidig sammensatt. Medlemmer og varamedlemmer av styret skal tilfredsstille de krav som følger av den til enhver gjeldende lovgivning.

Medlemmer eller varamedlemmer av styret kan ikke være ansatt i SpareBank 1 SMN eller annet selskap i samme konsern som SpareBank 1 SMN.

Medlemmer og varamedlemmer av styret må ikke inneha styreverv eller ansettelse eller direkte eller indirekte kontrollere eller ha vesentlig eierandel i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 SMN eller et annet selskap i samme konsern som SpareBank 1 SMN.

Inntrer slike forhold for noe medlem i løpet av funksjonsperioden, trer varamedlemmet inn i vedkommendes sted dersom det er oppnevnt varamedlemmer, ellers foretas suppleringsvalg. Dersom det er varamedlemmet som rammes, bortfaller vedkommende varamedlem.

§ 2 – 5 Styrets saksbehandling

Styret skal behandle saker i møte med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskap og beretning skal behandles i møte. Dersom stiftelsen har ansatt daglig leder skal vedkommende møte i styremøtene.

Styrets leder skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret.

Styremedlemmene kan kreve at styret behandler bestemte saker. Styrebehandling skal varsles på hensiktsmessig måte og med rimelig frist.

Styret kan treffe beslutning når mer enn halvparten av medlemmene deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene, og ved kjent forfall eventuelle varamedlemmer, så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

En beslutning av styret krever at et flertall av de styremedlemmer som deltar i behandlingen av en sak, har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det som styrets leder har stemt for. Er styrets leder ikke til stede, gjelder det som møteleder har stemt for.

Det skal føres protokoll over styrebehandlingen.

§ 2 – 6 Daglig leder

Styret kan ansette daglig leder. Dersom omfanget av de oppgaver som tilligger den daglige ledelse tilsier det, kan styret i stedet inngå oppdragsavtale med person eller foretak om utøvelse av oppgavene som tilligger daglig leder.

4Daglig leder står for den daglige ledelse av stiftelsens virksomhet, og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som er av uvanlig art eller stor betydning. Daglig leder skal sørge for at selskapets regnskaper er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte.

Daglig leder må ikke inneha styreverv eller direkte eller indirekte kontrollere eller ha vesentlig eierandel eller ansettelse i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 SMN eller annet selskap i samme konsern som SpareBank 1 SMN.

§ 2 – 7 Valgkomité

Generalforsamlingen velger en valgkomité bestående av 3 medlemmer for en periode av 2 år. Generalforsamlingens leder skal være leder for valgkomiteen. Valgkomiteen innstiller på kandidater til de kundevalgte medlemmer av generalforsamlingen. Valgkomiteen innstiller også på valg til styret. Valgkomiteen innstiller på leder og nestleder av generalforsamlingen. Valgkomiteen foreslår honorarer for medlemmer av de respektive organer

Valget organiseres av styret i stiftelsen. Gjennomføringen av valget skjer for øvrig i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av generalforsamlingen.

3. Stiftelsens midler

§ 3 – 1 Forvaltningen av stiftelsens midler

Styret forvalter stiftelsens midler eller fastsetter nærmere retningslinjer for dette.Styret skal legge til rette for periodiske møter med SpareBank 1 SMN, slik at styret er oppdatert om SpareBank 1 SMN strategier, økonomiske utvikling og kapitalbehov. Styret skal ut i fra dette utarbeide en årlig plan over forvaltningen av stiftelsens midler som skal ivareta stiftelsens målsetting om å delta i kapitalutvidelser for å ivareta sine eierinteresser i SpareBank 1 SMN.
Midler som er tildelt stiftelsen og som ikke er anvendt til plassering i eierandeler i SpareBank 1 SMN skal forvaltes med lav risiko. Plasseringer skal skje slik at en tilstrekkelig andel av midlene er tilgjengelig som likvide midler eller i løpet av kort tid kan konverteres til likvide midler som kan benyttes til oppfyllelse av den delen av stiftelsens hovedformål som er å utøve langsiktig og stabilt eierskap i SpareBank 1 SMN, herunder delta i emisjoner i SpareBank 1 SMN.
Styret skal for øvrig påse at stiftelsens midler forvaltes i tråd med stiftelsens formål, jf § 1- 2, samt at virksomheten utføres i samsvar med de til enhver tid gjeldende regler og stiftelsens vedtekter.

§ 3 – 2 Disponering av stiftelsens midler

Styret beslutter utdeling eller fastsetter nærmere retningslinjer for utdelinger som delegeres til daglig leder innenfor de rammer som er fastsatt av generalforsamlingen om anvendelse av årets overskudd.

4. Andre bestemmelser

§ 4 – 1 Inhabilitet

Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller noen nærstående, at medlemmet må anses for å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.

Et styremedlem kan heller ikke delta i saksbehandlingen eller avgjørelsen når vedkommende eller noen nærstående har stilling eller tillitsverv i en privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller et foretak som har økonomisk eller annen fremtredende særinteresse i saken, eller når vedkommende i slik egenskap tidligere har deltatt i behandlingen av saken. Ved offentlig stilling eller verv er vedkommende likevel ikke inhabil i saker som gjelder disponering av midler til fordel for det offentlige.

§ 4 – 2 Representasjon utad

Styrets leder eller to av styrets medlemmer i fellesskap tegner stiftelsens firma. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter.

§ 4 – 3 Tjenestetid tillitsvalgte

Et valgt medlem av eller leder av generalforsamlingen eller styret skal ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom vedkommende på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut.

Valgperioden for leder og nestleder av generalforsamlingen samt for medlemmer og varamedlemmer kan reduseres til ett år om generalforsamlingen finner det formålstjenlig.

§ 4 – 4 Anvendelse av årsoverskudd – dekning av underskudd

Stiftelsens overskudd skal anvendes i overensstemmelse med stiftelsens formål, jf § 1-2 innen de rammer som følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning.

Stiftelsen skal forvalte sine midler på en slik måte at stiftelsen kan ivareta sine eierinteresser i SpareBank 1 SMN og videreføre sparebanktradisjoner, herunder delta i fremtidige kapitalutvidelser i SpareBank 1 SMN.

Underskudd, etter styrets disponeringer, dekkes først av fri egenkapital, dernest av grunnfondskapitalen.

§ 4 – 5 Oppløsning av stiftelsen

Ved oppløsning skal stiftelsens midler gå til fremme av sparebankvirksomhet og sparebanktradisjoner etter nærmere bestemmelser vedtatt av generalforsamlingen. Som sparebankvirksomhet regnes i denne forbindelse også fremme av SpareBank 1 SMN sin virksomhet.

Vedtak om oppløsning og anvendelse av stiftelsens midler ved oppløsning skal forelegges rette myndighet for godkjenning.

Vedtektene er vedtatt 25.05.2011 og med senere endringer av 15.05.2012, 21.05.2013, 23. mai 2016, 23. mai 2018, 19. mai 2020, 20. mai 2021, 19. mai 2022, 10. mai 2023. og 22. mai 2024.